Chaque copropriété doit obligatoirement avoir un syndic pour administrer et gérer les finances de la copropriété. Il peut s’agir d’une personne morale ou d’une personne physique, d’un syndic bénévole ou d’un syndic professionnel, qui doit alors être choisi parmi les copropriétaires. Le syndic joue un rôle important dans le bon fonctionnement d’une copropriété. La loi du 10 juillet 1965 et son décret d’application réglementent et définissent les missions du syndic de copropriété. Ce dernier doit remplir quatre grandes missions dans l’exercice de ses fonctions : la gestion administrative, la gestion financière, la gestion de l’immeuble et la gestion du personnel de la copropriété. Ces missions importantes font du syndic de copropriété un professionnel doté de nombreuses compétences.
La gestion administrative de la copropriété
En matière de gestion administrative, le syndic de copropriété a pour mission de veiller au bon respect de la loi régissant la copropriété et de mettre en œuvre toutes les décisions approuvées par le syndicat des copropriétaires en Assemblée Générale. Il doit établir et tenir à jour une liste des copropriétaires ainsi que les numéros de lots de leur appartement.
Selon le règlement de copropriété, le syndic doit, au moins une fois par an, convoquer une assemblée générale de copropriété. A cette occasion, il doit établir l’ordre du jour de l’Assemblée Générale avec la collaboration du conseil syndical. A l’issue de l’assemblée, le syndic doit également rédiger le compte-rendu de la réunion et envoyer par la suite le procès verbal aux copropriétaires. Il est ensuite chargé d’exécuter les décisions prises lors de l’assemblée.
Enfin, le syndic de copropriété doit également immatriculer la copropriété dans un registre qui recense la date de création, l’identité du syndicat, le nom du syndic, les données financières, le nombre et la nature des lots. Il a pour l’obligation de conserver toutes les archives documentaires de la copropriété. S’il ne peut d’incomber de cette tâche, compte tenu du volume exponentiel de documents, il peut également décider de confier cette mission à un professionnel spécialisé et qualifié, mais en supporter tous les frais. Pour en savoir plus sur la responsabilité syndic, cliquez sur cotoit.fr.
La gestion comptable et financière
Tenir la position comptable de chaque copropriété et la comptabilité du syndicat en général fait partie de la mission du syndic copropriété. A tout moment, le syndic doit être en mesure de soumettre ces pièces comptables au conseil syndical qui lui en fait la demande. Il doit également établir le budget provisionnel de l’immeuble afin d’anticiper les dépenses. Ce budget prévisionnel est présenté et voté lors de l’assemblée générale des copropriétaires qui se tient une fois par an.
Chaque année, le syndic rend compte de sa gestion financière lors de l’assemblée générale de copropriétaires. A cette occasion, il doit présenter les comptes de la copropriété afin d’obtenir l’avis et le quitus des copropriétaires.
Par ailleurs, le syndic est tenu d’ouvrir un compte bancaire distinct au nom du syndicat des copropriétaires. Seules les copropriétés de moins de 16 lots peuvent décider de ne pas ouvrir le compte ou d’ouvrir un compte séparé, mais cette décision doit être prise à la majorité absolue selon l’article 25.
L'entretien de l'immeuble
Le syndic de copropriété a également pour mission de garantir la conservation, l’entretien et la sécurité de l’immeuble. Il peut s’agir par exemple de l’entretien de l’ascenseur ou du système de chauffage, du changement d’une ampoule, etc. Le syndic peut également faire appel à un professionnel lorsqu’une intervention s’avère nécessaire dans les parties communes, telle qu’une fuite d’eau par exemple. A ce titre, il est également chargé de sélectionner et de négocier avec les prestataires intervenant dans l’immeuble.
Par contre, sauf en cas d’urgence, les travaux plus importants, comme le goudronnage d’un parking ou le ravalement d’une façade par exemple, doivent être autorisés au préalable par l’assemblée générale de la copropriété. Mais lorsqu’il s’agit de réparations urgentes, le gestionnaire de copropriété peut intervenir sans consultation ni accord préalable de la copropriété.
Par ailleurs, le syndic de copropriété peut aussi signer tous les contrats indispensables au bon fonctionnement de la copropriété, tels que les contrats d’entretien des parties communes et des équipements communs (la chaudière, les ascenseurs, etc.). Il signe également les contrats de gaz, d’eau, d’électricité, etc.
Le syndic doit également assurer l’immeuble auprès de la compagnie d’assurance choisie lors de l’assemblée générale. Cependant, si les copropriétaires refusent la proposition d’assurance, le syndic pourra signer un autre contrat d'assurance pour le compte de la copropriété.
La gestion du personnel de la copropriété
Le syndic doit également être un bon chef du personnel en présence des employés de l’immeuble. Les employés de la copropriété (concierge, gardien, jardinier…) sont les salariés du syndicat des copropriétaires. Toutefois, le syndic qui procède à leur embauche comme à leur licenciement. Il lui appartient de vérifier si le contrat de travail est mis en œuvre dans l’intérêt de la copropriété.
Le syndic a aussi pour rôle d’éditer les bulletins de salaire des employés de la copropriété. Il gère également leurs absences dues aux congés, maternité ou arrêt maladie (bien que l’employeur soit le syndicat des copropriétaires). En revanche, le syndic de copropriété ne peut pas embaucher du personnel supplémentaire et augmenter les éventuelles primes sans la décision des copropriétaires réunis en assemblée générale.